Facility management to nie tylko zarządzanie nieruchomościami lub czysto techniczne utrzymanie infrastruktury, ale także pewnego rodzaju połączenie umiejętności z różnych dziedzin: techniki, ekonomii, ekologii i prawa, umożliwiające ekonomiczne i ekologiczne gospodarowanie nieruchomościami przez cały cykl istnienia budynku.
Umowa o usługę facility management w skrócie:
- Podczas przygotowywania umowy o usługę typu facility management należy precyzyjnie określić jej zakres oraz częstotliwość wykonywania poszczególnych jej etapów.
- Umowa powinna być indywidualnie konstruowana, zależnie od potrzeb danego budynku, jego wyposażenia
i standardu.
- Warto skorzystać z porady prawnika, który pomoże właściwie przygotować umowę, aby obie strony były zadowolone ze współpracy.
Czym jest facility management? Z jakich aktów prawnych należy korzystać, konstruując umowy na usługi z zakresu facility management? Czy jest jakaś norma regulująca te kwestie? Na co zwracać uwagę w tego typu umowach? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdą Państwo w tym artykule.
Co to jest facility management?
Na początek zacznijmy od wyjaśnienia, co oznacza termin facility management. Stowarzyszenie IFMA (International Facility Management Association) definiuje ten termin jako „profesjonalną działalność, której zadaniem jest sprawowanie szeroko pojętej opieki nad budynkiem, a w szczególności obniżenie kosztów jego utrzymania, podnoszenie jakości oferowanych w nim usług oraz zachowanie, a nawet podnoszenie jego wartości rynkowej”. Powszechnie przyjmuje się, że termin ten oznacza kompleksowe zarządzanie budynkami i infrastrukturą w celu poprawy efektywności prowadzonej działalności. Podkreślić jednak należy, że facility management (zwana także dalej jako „FM”) to nie tylko zarządzanie nieruchomościami lub czysto techniczne utrzymanie infrastruktury, ale także pewnego rodzaju połączenie umiejętności z różnych dziedzin: techniki, ekonomii, ekologii i prawa, umożliwiające ekonomiczne i ekologiczne gospodarowanie nieruchomościami przez cały cykl istnienia budynku.
Europejski Komitet Normalizacyjny (Comité Européen de Normalisation – CEN) przygotował wytyczne dotyczące FM zebrane w normy, które Polski Komitet Normalizacyjny, będący pełnoprawnym członkiem CEN, wprowadził do polskiego systemu norm w postaci normy PN-EN 15221. Warto dodać, że norma ta składa się aż z siedmiu części. Według normy PN-EN 15221-1 jako facility management należy rozumieć „integrację procesów w ramach organizacji, mającą na celu świadczenie i rozwój uzgodnionych usług, które wspierają i podnoszą efektywność działalności organizacji”. Jak widać, nie ma jednoznacznej definicji FM, dlatego też w różnych krajach, w różnych porządkach prawnych mogą występować nieznaczne różnice w charakterystyce i rozumieniu tego pojęcia. W języku polskim używa się powszechnie określenia facility management, nie tłumacząc tego terminu bezpośrednio na język polski.
Jakiego rodzaju umowy są zawierane w usługach typu FM i czego one dotyczą?
Czy zatem świadcząc usługę typu facility management lub z niej korzystając należy w ogóle zawierać jakieś umowy? W mojej ocenie wskazane jest przelanie na papier ustaleń dotyczących zasad wykonywania usług w ramach FM. Jakiego rodzaju umowy zatem należałoby podpisać i co w nich powinno zostać zawarte? Na co zwrócić uwagę, podpisując umowy o świadczenie takich usług? Jakie akty prawne mogą znaleźć zastosowanie w usługach typu FM?
Z racji tego, że w skład usług z zakresu FM wchodzą różnego rodzaju usługi związane z utrzymaniem technicznej infrastruktury obiektów, zawierane będą przede wszystkim umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące umów zlecenia. Chodzi o tzw. umowy nienazwane, takie jak np.: umowy o sprzątanie, umowy o ochronę, umowy o zapewnienie minimalnej obsługi technicznej (tzw. złotej rączki), umowy o zarządzanie nieruchomością, umowy dotyczące optymalizacji kosztów zarządzania energią w obiekcie, umowy o techniczną obsługę poszczególnych systemów, w które wyposażony jest obiekt (dotyczy to także obiektów, w których zainstalowane są tzw. inteligentne systemy zarządzania budynkami), umowy dotyczące przygotowania specjalistycznego oprogramowania do zarządzania systemami inteligentnego budynku, czy też umowy o korzystanie z licencji na takie oprogramowanie. W zakres usług typu facility management wchodzą także umowy o obsługę cateringową czy umowę o zapewnienie funkcjonowania recepcji w budynku. Do tego rodzaju umów będzie mieć zastosowanie przede wszystkim ustawa z dnia 23.04.1964 roku – kodeks cywilny (tj. Dz. U. 2014, poz. 121 z późn. zm.), tj. art. 734–751 kodeksu cywilnego dotyczącego umowy zlecenia. W związku z tym, że nie można wykluczyć zawierania umów także o wykonanie konkretnych czynności, warto dodać, że zastosowanie do nich będą mieć przepisy dotyczące umów o dzieło, wskazane w art. 627–646 kodeksu cywilnego.
Zgodnie z normą
Przy tworzeniu nowych umów z zakresu facility management, poza przepisami kodeksu cywilnego, z pewnością pomocne będą wskazówki zawarte w siedmiu częściach normy PN-EN 15221 dotyczące organizowania usług w zakresie FM.
Poniżej krótka charakterystyka poszczególnych części normy:
1. PN-EN 15221-1:2007, Facility Management – Część 1: „Terminy i definicje”. W tej części normy podane są podstawowe terminy i definicje z obszaru facility management oraz zobrazowany jest zakres tego rodzaju działalności. Zastosowanie tych terminów i definicji pozwala na ujednolicenie języka używanego w tej branży, a to z kolei ma wpływ na ułatwienie kontaktów pomiędzy stronami umów z zakresu usług FM;
2. PN-EN 15221-2:2007, Facility Management – Część 2: „Wytyczne do przygotowywania porozumień facility management”. Ta część formułuje szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania porozumień i umów z zakresu FM i pozwala na przejrzyste określenie zakresu odpowiedzialności stron usług z zakresu FM;
3. PN-EN 15221-3:2011, Zarządzanie Infrastrukturą – Część 3: „Wytyczne dotyczące jakości w Zarządzaniu Infrastrukturą”. Ta część normy zawiera wskazanie wytycznych, jak mierzyć, osiągać i poprawiać jakość w usługach typu FM. Poza tym zawiera także szereg wskazówek, jak opracować odpowiednie metody oceny, które zapewnią wydajność i jakość usług z zakresu FM – zarówno obecnie, jak i w przyszłości. W tej części zawarte są również wskazówki dla obu stron umowy odnoszące się do zakresu usługi typu FM, a także znajdują się tu informacje na temat konieczności posiadania niezbędnych środków, narzędzi, a także procesów, jakie powinny być zapewnione w toku współpracy, żeby jakość dostarczonych usług spełniała wymagania i zaspokajała potrzeby obu strony umowy. Norma ta ma zastosowanie zarówno w organizacji odbiorcy, jak i dostawcy usług typu facility management;
4. PN-EN 15221-4:2011, Zarządzanie Infrastrukturą – Część 4: „Taksonomia, Klasyfikacja i Struktury w Zarządzaniu Infrastrukturą”. Ta część normy wprowadza koncepcję klasyfikacji produktów standardowych Facility Management. Rozszerza ona pojęcia zawarte w pierwszej części normy – PN-EN 15221-1, dodając systematykę zakresu usług typu FM;
5. PN-EN 15221-5:2011, Zarządzanie Infrastrukturą – Część 5: „Wytyczne dotyczące procesów w Zarządzaniu Infrastrukturą”. Norma ta określa podstawowe zasady i opisuje ogólne procesy wysokiego poziomu usług typu facility management oraz procesy strategiczne, taktyczne i operacyjne;
6. PN-EN 15221-6:2011, Zarządzanie Infrastrukturą – Część 6: „Pomiar obszaru i przestrzeni w Zarządzaniu Infrastrukturą”. Ta część normy zawiera wskazówki w zakresie określenia wspólnej podstawy dla planowania i projektowania powierzchni oraz dla zarządzania i oceny finansowej tych powierzchni, a także wskazuje narzędzia do analizy porównawczej w zakresie zarządzania powierzchnią w usługach typu FM. Podaje także terminy i definicje oraz metody pomiaru powierzchni poziomych i objętości w budynkach lub częściach budynków, niezależnie od ich funkcji;
7. PN-EN 15221-7:2014, Facility Management – Część 7: „Wytyczne dla benchmarkingu”. Ta część normy zawiera wskazówki dla dokonywania badań porównawczych produktów i usług z zakresu FM oraz operacji i organizacji facility management. Norma ta tworzy wspólne podstawy dla badań porównawczych w zakresie kosztów facility management, powierzchni i oddziaływania na środowisko, jak również jakości, satysfakcji i wydajności usług.
Na co zwracać uwagę, zawierając umowy w usługach typu FM?
Z punktu widzenia facility managera, zlecając wykonanie jakiejś usługi z zakresu FM, należy mieć na uwadze, że przyjmujący do wykonania usługę zobowiązany jest do zachowania należytej staranności przy jej świadczeniu. W razie powierzenia wykonania usługi podmiotowi gospodarczemu, z racji zawodowego zajmowania się świadczeniem usług, tę należytą staranność należy oceniać w surowszy sposób, niż gdyby usługę wykonywał nieprofesjonalista.
W umowie o świadczenie usług wchodzących w zakres FM należy w sposób najbardziej precyzyjny przedstawić zakres prac, które dostawca usług ma wykonać, a także – o ile takie zachodzą – wskazać warunki, w których dana usługa ma być świadczona, a także określić wysokość wynagrodzenia należnego za wykonanie usługi lub sposób jego obliczania. Pozwoli to bowiem na uniknięcie późniejszych sporów z wykonawcą i pomoże ocenić prawidłowość wykonania przedmiotu umowy, tak by obie strony umowy były usatysfakcjonowane ze współpracy.
Kolejnym elementem, który należy precyzyjnie wskazać w umowie, są terminy wykonywania poszczególnych usług czy etapów realizacji danej usługi. Najlepiej zrobić to w postaci harmonogramu, który będzie stanowił załącznik do umowy, oraz określić precyzyjnie sposób potwierdzania wykonania danej usługi.
Powyżej wskazane kwestie to jedynie ogólne wskazania istotnych elementów umów o świadczenie usług z zakresu facility management. Dla poszczególnych umów zawieranych z podmiotami gospodarczymi w zakresie FM różne kwestie mogą stanowić istotne elementy, zależnie od danego rodzaju umowy.
I tak na przykład:
• w umowach o świadczenie usług sprzątania w obiekcie ważne będzie, aby w umowie znalazły się dodatkowo postanowienia dotyczące takich elementów, jak: wskazanie obszarów, które mają być sprzątane i z jaką częstotliwością, zapisy dotyczące jakości preparatów i urządzeń wykorzystywanych przy świadczeniu usług, zapisy dotyczące poufności i bezpieczeństwa informacji, do jakich pracownicy wykonawcy mogą mieć dostęp podczas świadczenia usługi, wskazanie konsekwencji (np. poprzez zapisy dotyczące kar umownych) w sytuacji, gdy zleceniobiorca nie wykona lub nienależycie wykona usługi objęte umową, czy też w przypadku, gdy przy okazji świadczenia usług nastąpi uszkodzenie mienia zleceniodawcy. Warto także określić w umowie sposób wnoszenia reklamacji i terminy usuwania zgłaszanych w trybie reklamacyjnym usterek czy zastrzeżeń co do świadczonych usług;
• w umowach o ochronę budynku istotne będzie, aby wskazać dodatkowo, czy ochrona ma dotyczyć tylko zapewnienia ochrony fizycznej budynku, czy także ma obejmować ochronę w formie monitorowania systemu sygnalizacji włamania oraz konserwację i obsługę awaryjną systemu alarmowego. Ponadto wskazać należy, ilu pracowników ochrony w poszczególnych posterunkach ma świadczyć usługi, a także kogo należy powiadamiać o różnego rodzaju zauważonych nieścisłościach, awariach czy szkodach. W takiej umowie powinien również znaleźć się zapis dotyczący prawidłowego i jednolitego umundurowania pracowników ochrony i odbycia przez nich stosownych szkoleń;
• z kolei w umowach dotyczących obsługi poszczególnych systemów, w które wyposażony jest zarządzany przez facility managera budynek, np. inteligentny budynek, dodatkowo powinny być zawarte zapisy m.in. w zakresie osiągnięcia odpowiednich poziomów oszczędzania energii czy w zakresie odpowiedzialności za fałszywe alarmy poszczególnych systemów, wskazanie limitów czasu reakcji na alarm itd.
Podsumowanie
Biorąc pod uwagę specyfikę i różnorodność umów zawieranych przy świadczeniu usług z zakresu facility management, ogólny wniosek jest taki, że każda z tych umów powinna być indywidualnie konstruowana, zależnie od potrzeb danego budynku, wyposażenia tego budynku i jego standardu. Zawsze trzeba mieć także na uwadze specyfikę danego rodzaju usługi i starannie dobierać podmioty, które dane usługi będą świadczyć, tak aby usługi były świadczone na jak najwyższym poziomie. Pomocne może być w tym skorzystanie z porady prawnika, który pomoże właściwie przygotować umowę, aby obie strony były zadowolone ze współpracy.
Szymon Śliwiński, dyrektor operacyjny w firmie General Property:
Istotne jest precyzyjne określenie w umowie
sposobu raportowania
Podczas przygotowywania umowy o usługę typu facility management z pewnością należy precyzyjnie określić jej zakres oraz częstotliwość wykonywania poszczególnych jej etapów. Dobrą praktyką jest określenie powyższych parametrów przy tworzeniu zapytania ofertowego, tak aby oferty były porównywalne, co daje również możliwość powołania specyfikacji przetargowej w treści finalnej umowy z wybranym kontrahentem. W praktyce powyższy obszar jest szczegółowo zdefiniowany, ponieważ ma bezpośredni wpływ na wartość umowy.
Chciałbym jednak zwrócić uwagę na określenie w umowie sposobu raportowania z wykonanej usługi, gdyż ten obszar często nie jest precyzyjnie określony. Zleceniodawca na etapie podpisywania umowy może mieć trudności z precyzyjnym definiowaniem swoich oczekiwań w tym zakresie, a dodatkowo oczekiwania te mogą się zmieniać w czasie trwania umowy, chociażby z powodu zmiany właściciela nieruchomości. Znacząca zmiana sposobu oraz poziomu szczegółowości raportowania może się wiązać z koniecznością dodatkowych nakładów pracy po stronie wykonawcy, co może mieć wpływ na wartość usługi i powinno zostać potwierdzone przez strony w formie aneksu.
Zmiana sposobu raportowania w czasie trwania umowy nie zawsze musi oznaczać bardziej rozbudowaną, szczegółową formę oraz konieczność zmiany wynagrodzenia. Zakres oraz terminowość raportowania powinny uwzględniać specyfikę danego budynku, ilość personelu, realne potrzeby, a także użyteczność danych. Na etapie podpisywania umowy wzory raportów często pochodzą z przykładowych umów z innych nieruchomości, a w efekcie wymagają późniejszej modyfikacji i dostosowania. Dobrą praktyką jest spotkanie obydwu stron umowy po pierwszym kwartale w celu optymalizacji formy raportowania, tak aby zleceniodawca otrzymał przejrzyste informacje, na których mu zależy, a zleceniobiorca – eliminując gromadzenie zbędnych danych – mógł bardziej efektywnie wykorzystać swój czas w pozostałym zakresie swoich obowiązków. Takim przykładem może być rezygnacja z odczytu i dostarczania do drugiego dnia roboczego miesiąca wskazań wszystkich podliczników mediów, w przypadku gdy budynek nie jest wyposażony w BMS, jest wynajęty w całości dla jednego podmiotu, a jego rozliczenie odbywa się na podstawie wskazań liczników głównych.
O autorce: Kancelaria Radcy Prawnego Beaty Sałdan specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podmiotów gospodarczych, doradzając klientom w sprawach dotyczących bieżącej działalności operacyjnej, jak również ładu korporacyjnego. Usługi obejmują w szczególności doradztwo w kwestiach rejestrowych, związanych z uzyskiwaniem różnego rodzaju pozwoleń, zezwoleń czy koncesji, przygotowywanie i opiniowanie: umów, porozumień, statutów, regulaminów, instrukcji, zarządzeń, pism i innych niezbędnych dokumentów, w tym również dotyczących spraw pracowniczych, a także zastępstwo procesowe przed sądami i urzędami oraz windykację należności
Kancelaria posiada bogate doświadczenie w obsłudze podmiotów z branży instalatorsko-inżynierskiej oraz e-commerce. Referencje dostępne na www.saldan.pl
Obecnie Kancelaria proponuje również obsługę online poprzez dedykowaną dla przedsiębiorców platformę internetową dostępną pod adresem www.legamo.pl
Autor: Beata Sałdan, radca prawny